Incepind cu data de 16 februarie 2019, in TOATE statele U.E. se aplica Regulamentul  1191/2016 al Parlamentului European privind  simplificarea cerințelor de prezentare a anumitor documente oficiale.  Astfel, prin acest regulament se elimina anumite formalitati de apostilare pe documentele oficiale eliberate de autoritățile unui stat membru UE, care trebuie să fie prezentate autorităților altui stat membru la stabilirea unui cetatean european pe teritoriul sau.

 Documentele oficiale la care se refera acest regulament sunt cele care privesc:

• nașterea;
• faptul că o persoană este în viață;
• decesul;
• căsătoria, inclusiv capacitatea de căsătorie și starea civilă;
• divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei;
• filiația;
• adopția;
• domiciliul și/sau reședința;
• cetățenia;
• absența cazierului judiciar, cu condiția ca astfel de documente oficiale să fie emise pentru un cetățean al Uniunii de către autoritățile din statul membru al cărui cetățean este acesta.

In consecinta, compartimentele de Stare Civilă din Romania, Germania, Austria s.a.m.d. eliberează la cerere extrase multilingve pentru certificatul de nastere, de casatorie si de deces, certficatul de viata, documentul de adoptie. Aceste exrase sunt documente care au aceaşi putere doveditoare ca şi certificatele de stare civilă şi se folosesc de către titulari şi persoanele îndreptăţite în faţa autorităţilor străine din tarile U.E.

Pentru eliberarea acestor extrase, autoritatile romane solicita cetatenilor romani prezentarea următoarelor acte doveditoare:

• cerere de solicitare a extrasului;
• actul de identitate (original) al titularului extrasului sau al persoanei care îl reprezintă;
• procura specială în cazul persoanelor împuternicite;

In cazul in care solicitarea se face de catre un cetatean european aflat in Romania, acesta se va legitima cu documentul de identitate eliberat de statul al carui cetățean este sau cu pasaport, aflate în termen de valabilitate.

 Similar vor proceda si cetățenii români la prezentarea in fata unei autoritati dintr-un stat european: ei  se vor legitima cu documentul de identitate romanesc aflat in termen de valabilitate.

In cazul în care un cetatean roman are nevoie de un certificat de nastere sau de casatorie pentru a-l prezenta unei autoritati dintr-o alta tara U.E.  el poate solicita un extras multilingv prin intermediul consulatului din zona sa de rezidenta sau direct din Romania prin intermediar. Extrasul multilingv astfel obtinut nu va trebui tradus nici apostilat, iar față de autoritățile straine va avea aceeași valoare ca și certificatul de stare civilă tip internațional.